Nr 0151/99/04 dot. zmiany zarządz. wprowadz.procedury kontroli wewnętrz.

Zarządzenie Nr 0151/99/04

Burmistrza Nowogrodu Bobrzańskiego z dnia 31.12.2004r.

 w sprawie: zmiany Zarządzenia Nr 0151/18/2004 z 20 kwietnia 2004r. wprowadzającego procedury kontroli wewnętrznej.

            Na podstawie art. 28a ust. 1 i art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003r. Dz.U. Nr 15 poz 148 z późn. zm.) oraz art. 4 ust. 5 z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) zarządzam co następuje:

§ 1    W § 1 w/w Zarządzenia  dodaje się pkt 6 o brzmieniu: „Instrukcję czynności wykonawczych, kontrolnych i odpowiedzialności w zakresie projektów realizowanych z udziałem funduszy strukturalnych- stanowi załącznik Nr 6

§ 2    W § 2 punkt 1 ppkt 2 otrzymuje brzmienie: „2) Nr 0161/3/05 z dnia 11 stycznia 2005r. w sprawie „Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowogrodzie Bobrzańskim”.

§ 3    Zobowiązuję pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z w/w instrukcją i przestrzeganiem w pełni zawartych  nich postanowień.

§ 4    Zarządzenie wchodzie w życie z dniem podjęcia i podlega wywieszeniu na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miejskim w Nowogrodzie Bobrzańskim.

Załącznik Nr 6 do Zarządzenia

Nr 0151/99/04 Burmistrza Nowogrodu

Bobrzańskiego z dnia 31.12.2004r.

INSTRUKCJA CZYNNOŚCI WYKONAWCZYCH, KONTROLNYCH I ODPOWIEDZIELNOŚCI W ZAKRESIE PROJEKTÓW REALIZOWANYCH Z UDZIAŁEM FUNDUSZY STRUKTURALNYCH UNII EUROPEJSKIEJ

I. PODSTAWY PRAWNE

1. Instrukcje opracowano na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie projektów realizowanych przez Urząd Miejski z udziałem funduszy europejskich a w szczególności:

1) ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),

2) ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.),

3) ustawy z dnia 29 styczna 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.),

4) Rozporządzenie Rady WE nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999r. ustanawiające przepisy w sprawie funduszy strukturalnych,

5) Rozporządzenie Rady WE nr 438/2001 z dnia 2 marca 2001r. w sprawie szczegółowych zasad wdrażania rozporządzenia 1260/1999 w zakresie dotyczącym procedury dokonywania korekt finansowych pomocy przyznawanej w ramach funduszy strukturalnych,

6) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752).

7) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 209, poz. 2132).

II. PROCES POZYSKIWANIA ŚRODKÓW- polega m.in. na wykonywaniu poniższych czynności:

1. Pozyskiwanie informacji o dostępnych funduszy pomocowych UE.

2. Wybór funduszu w priorytety które wpisuje się realizacja zamierzonego projektu.

3. Pozyskiwanie informacji niezbędnych do spełnienia kryteriów wymaganych priorytetami funduszu.

4. Kompletowanie dokumentacji wymaganej w procesie pozyskiwania środków.

5. Wypełnianie i składanie wniosków aplikacyjnych wymaganych przez fundusze.

Powyższe czynności wykonuje pracownik ds. funduszy pomocowych i współpracy zagranicznej, który ponosi odpowiedzialność za ich prawidłową realizację.

6. podpisywanie umów na realizację projektów zgodnie z wymaganiami instytucji zarządzających funduszem.

III. PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI TECHNICZNEJ- obejmuje następujące czynności:

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z pzp oraz zarządzeniem Burmistrza Nowogrodu Bobrzańskiego w sprawie ustalenia procedur wydatkowania środków publicznych.
2. Wyłonienie wykonawcy projektu budowlanego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177, zwaną dalej UPZP)
3. Przygotowanie umowy cywilno-prawnej określającej zakres, termin i warunki opracowania dokumentacji technicznej.
4. Wydanie decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego zgodnie z UPZP.
5. Uzyskanie pozwolenia na budowę zgodnie z ustawą prawo budowlane.
6. Przekazanie zamawiającemu dokumentacji technicznej zgodnie z umową.

Powyższe czynności wykonują pracownicy stanowiska ds. budownictwa, którzy ponoszą odpowiedzialność za prawidłową ich realizację.

IV. WYŁONIENIE WYKONAWCY I WYBÓR INŻYNIERA KONTRAKTU- dokonywane jest w trybie zamówień publicznych i obejmuje następujące czynności:

1. Ustalenie wartości zamówienia (art. 32, art. 33, art. 35 UPZP).
2. Postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z pzp oraz zarządzeniem Burmistrza Nowogrodu Bobrzańskiego w sprawie ustalenia procedur wydatkowania środków publicznych.
3. Sporządzenie specyfikacji istotnych warunków zamówienia zgodnie z art. 36 UPZP.
4. Określenie trybu zmówienia zgodnie z UPZP.
5. Wszczęcie postępowania w trybie przetargu nieograniczonego poprzez ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na własnej stronie internetowej. Ogłoszenie powinno zawierać:

- nazwę zamawiającego,

- określenie przedmiotu zamówienia,

- miejsce wykonania robót,

- informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym,

- wymagane wadium,

- warunki uczestnictwa,

- warunki uzyskania SIWZ,

- termin i miejsce składania i otwarcia ofert,

- termin związania ofertą,

- informacje dotyczące finansowania ze środków UE.

6. Wybór najkorzystniejszej oferty z zachowaniem procedur Rozdziału 4 UPZP.
7. Sporządzenie dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia zawierającej:

- listy uczestników otwarcia ofert,

- oświadczenie członków komisji wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia,

- zbiorcze zestawienie ofert,

- informację o spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia,

- wykaz ofert odrzuconych,

- kartę indywidualnej oceny oferty,

- kartę oceny porównywania złożonych ofert,

- kartę ofert wykluczonych z postępowania o zamówienie,

- protokół postępowania o udzielenie zamówienia ze wskazaniem wybranej oferty,

- kartę odwołań i protestów (jeżeli będą miały miejsce).

8. Wysłanie powiadomień o wyborze najkorzystniejszej oferty zgodnie z art. 92 UPZP.
9. Wyznaczenie terminu i miejsca zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
10. Przygotowanie umowy cywilno-prawnej o pełnienie obowiązków inspektora nadzoru zgodnie z ustawą prawo budowlane (Dz.U. z 2003r. Nr 207, poz. 2016 z późn. zm.).

Powyższe czynności wykonują pracownicy stanowiska ds. budownictwa, którzy ponoszą odpowiedzialność za prawidłową ich realizację.

V. PRZEBIEG WYKONANIA PROJEKTU- realizowany jest przez następujące czynności:

1. Protokolarne przekazanie placu budowy wykonawcy na zasadach i terminach określonych w umowie oraz protokole, po podpisaniu umowy cywilno-prawnej.
2. zgłoszenie do Starostwa Powiatowego o rozpoczęciu robót ziemnych zgodnie z ustawą prawo budowlane.
3. Prowadzenie stałego nadzoru nad realizowanym zamówieniem zgodnie z projektem budowlanym.
4. Zakończenie robót stanowi podpisanie protokołu końcowego odbioru robót zgodnie z umową z wykonawcą.
5. Monitoring i sprawozdawczość z przebiegu realizacji zadania.

Powyższe czynności wykonują pracownicy stanowiska ds. budownictwa, którzy ponoszą odpowiedzialność za prawidłową ich realizację.

VI. DOKUMENTOWANIE TRANSAKCJI OBJĘTYCH PROJEKTEM

1. Wykonanie prac i odbiór urządzeń dokumentowane jest fakturami lub innymi dokumentami o równoważnej wartości dowodowej. Rodzaje dowodów księgowych oraz ich treść określa art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości.

2. Jako dowody księgowe właściwe do udokumentowania mogą być użyte dowody wystawione przez pracowników, które muszą zawierać:

- datę wykonania operacji,

- miejsce i datę wystawienia,

- cel dokonywania wydatku,

- rodzaj, cenę i ilość,

- miejsce i datę wystawienia.

Decyzję w sprawie uznania oświadczenia jako dowodu księgowego podejmuje Burmistrz.

3. Faktury i rachunki składane są w Sekretariacie, gdzie są ewidencjonowane w dzienniku podawczym, a następnie przekazane na stanowisko ds. budownictwa. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny dokonuje opisu stwierdzającego wykonanie prac zgodnie z umową, podpisuje się, dołącza komisyjny protokół odbioru, ewentualnie inne wymagane załączniki i przekazuje dokumenty niezwłocznie do Skarbnika. W przypadku rozbieżności stanu faktycznego z rzeczywistym zwraca taki dokument wystawcy (bez opisu) i odrębnym pismem uzasadnia przyczyny zwrotu.

VII. SPOSÓB UJĘCIA TRANSAKCJI W KSIEGACH RACHUNKOWYCH

1. Skarbnik dokonuje kontroli rachunkowej otrzymanego dokumentu oraz zgodności z planem wydatków budżetowych, wpisując na dokumencie odpowiednią klasyfikacje wydatku, zatwierdza wraz z Burmistrzem dokument do zapłaty, przekazuje kasjerowi w celu dokonania przelewu.
2. Poprawny dokument przekazywany jest kierownikami Referatu Planowania i Finansów, który dokonuje dekretacji.
3. Operację księgowania w księgach rachunkowych przeprowadza inspektor Referatu Planowania i Finansów, który po zaksięgowaniu zapisuje na dokumencie pozycje księgową, kseruje dokumenty i wpina je do zbioru dowodów księgowych, a oryginały przekazuje Skarbnikowi.
4. W systemie finansowo-księgowym Gminy wyodrębnia się analitycznie księgowanie operacji dotyczące poszczególnych projektów. W tym celu Skarbnik prowadzi karty analityczne.
5. Wszystkie operacje księgowe dokonywane są zgodnie z zasadami rachunkowości w Urzędzie Miejskim wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 0152/29/02 Burmistrza Nowogrodu Bobrzańskiego z dnia 18 grudnia 2002r. W obecnym stanie prawnym dopuszcza się pominięcie kont związanych z ewidencją środków pomocowych, lecz nadaje się tym kontom ekonomiczna treść zgodnie z zasadami funkcjonowania kont służących do gromadzenia i wydatkowania środków budżetu (wyodrębnienie analityczne dla poszczególnych projektów).
6. Pracownicy Referatu Planowania i Finansów (kierownik i inspektor) posługują się dokonując operacji księgowych- znanymi tylko sobie hasłami dostępu i ponoszą osobistą odpowiedzialność za dochowanie ich w tajemnicy.

VIII. PRZECHOWYWANIE DOKUMENÓW

1. Dokumentacja techniczna projektu przechowywana jest przez pracowników stanowiska ds. budownictwa w odrębnych segregatorach w zamkniętych szafach, bez możliwości dostępu osób nieupoważnionych.
2. Dokumentacja prawna i księgowa (oryginały) przechowywana jest przez Skarbnika w odrębnych segregatorach dla każdego projektu w zamkniętych szafach, bez możliwości dostępu osób nieuprawnionych.
3. Dokumentację przechowuje się przez okres wskazany w umowie z Instytucją Pośredniczącą.
4. Obowiązuje zasada łatwego wyszukiwania dokumentu poprzez widoczne i trwałe oznakowanie segregatora w którym się znajduje.