Nr 0151/01/05 dot. ustalenia procedur wydatkowania środków publicznych

          Zarządzenie Nr 0151/1/2005

      Burmistrza Nowogrodu Bobrzańskiego

z dnia 03.01.2005r. 

w sprawie: ustalenia procedur wydatkowania środków  publicznych.

         Na podstawie art. 30 ust 2 pkt 4 ustawy z dnia 8 marca 1990r., o samorządzie gminnym (Dz.U. Nr 142 poz. 1591 tekst jednolity z późn. zmianami), art.28 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) zarządzam, co następuje: 

I Postanowienia ogólne 

§ 1 1. Wprowadzam procedury związane z wydatkowaniem środków publicznych na zakup dostaw, usług, robót budowlanych dokonywanych na cele i w wysokościach ustalonych

w uchwale budżetowej Gminy Nowogród Bobrzański oraz w planie finansowym jednostek organizacyjnych w zakresie:

1)   wydatków podlegających ustawie z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych  (Dz. U. Nr 19, poz.177)

2)   wydatków, do których nie stosuje się procedur określonych w w. ustawą.

§ 2 1. Wydatkowanie środków publicznych jest realizowane po przeprowadzeniu analizy wydatkowania zgodnie z:

a)    zasadą celowości- tj. działalności zmierzającej do realizacji zamierzonego celu,

b)   zasadą gospodarności- tj. działalności racjonalnej i oszczędnej,

c)    zasadą legalności- tj. działalności zgodnej z prawem,

z uwzględnieniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów przynoszących wymierne korzyści zamawiającemu z zachowaniem zasad konkurencyjności.

2. Wydatkowanie środków publicznych dokonywane jest wyłącznie według procedur określonych Prawem zamówień publicznych oraz procedur określonych niniejszym zarządzeniem.

§ 3 Zarządzenie stosują odpowiednio pracownicy Urzędu, dyrektorzy i kierownicy jednostek organizacyjnych gminy.

II Udzielanie zamówień publicznych o wartości do 6.000 EURO

§ 4. W odniesieniu do wydatków, których wartość nie przekracza 6.000 EURO wyrażonych w złotych należy stosować zasady określone w §2 zarządzenia.

§ 5. Celem udokumentowania udzielenia zamówienia publicznego wydatków do 6.000 EURO, liczonych według średniego kursu EURO określonego przez Prezesa Rady Ministrów, ustala się dwa tryby postępowania:

I Tryb

1)   dopuszcza się możliwość dokonania wydatku nie przekraczającego 1.000 PLN rocznie na zakup towarów, usług drobnych w przypadkach uzasadnionych koniecznych potrzeb,

z zachowaniem zasady rozeznania rynku i konkurencyjności, bez stosowania pisemnego zlecenia i procedury określonej dla I trybu pkt 2). Uzasadnienie dokonania wydatku sporządza się na dokumencie finansowym ( faktura VAT, rachunek ) w formie szczegółowego opisu,

2)  wydatki do 5.000 PLN rocznie ponoszone na zamówienia typowe, rodzajowe nie wymagają formy pisemnej umowy i udzielane mogą być w formie pisemnego zlecenia zarejestrowanego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt na merytorycznym stanowisku:

a)       udzielenie zamówienia do 5.000. PLN wymaga przeprowadzenia rozeznania wśród co najmniej dwóch potencjalnych oferentów,

b)       udokumentowanie udzielenia zamówienia do 5.000 PLN następuje według wzoru – stanowiącego załącznik Nr 1do zarządzenia,

c)       Burmistrz zatwierdza wybór oferenta na protokole oraz podpisuje zlecenie.

II Tryb

1) Wydatki powyżej 5.000 PLN rocznie wymagają przeprowadzenia pisemnych rokowań lub zebrania ofert cenowych z co najmniej dwoma oferentami, z zapewnieniem zasad konku –rencyjności:

- oferty cenowe zawierać muszą datę ich złożenia, nazwę oferenta wraz z jego podpisem.

2) W przypadku awarii i innych zdarzeń losowych zamówienie udzielane może być według trybu określonego dla zamówień do 5.000 PLN.

§ 6. 1. Udzielenie zamówienia powyżej 5.000 PLN następuje na wniosek osoby proponującej dokonanie wydatku według ustalonego wniosku stanowiącego załącznik Nr2  do zarządzenia.

2. Udzielenie zamówienia wymaga formy pisemnej umowy.

§7. Rejestr wydatków do 6.000 EURO w formie zleceń, umów, o których mowa w §9 dokonywanych w poszczególnych trybach prowadzą pracownicy samodzielnych stanowisk, zgodne z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

III Udzielanie zamówień publicznych powyżej 6.000 EURO

§8. 1.Wydatkowanie środków publicznych, o których mowa w §1 pkt 1 następuje zgodnie z harmonogramem wydatków, przygotowanym przez pracowników merytorycznych.

       2  Harmonogram przygotowany ma być i przedłożony do zatwierdzenia Burmistrzowi  w terminie 30 dni od daty uchwalenia budżetu Gminy na dany rok budżetowy.

§9. 1. W zakresie wydatków powyżej 6.000 EURO podlegających ustawie Prawo zamówień publicznych podejmuje się wstępne czynności przygotowawcze polegające na przygotowaniu przez:

 samodzielne stanowiska, zgodnie z harmonogramem wydatków wniosku o zatwierdzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego określającego w szczególności przedmiot zamówienia, wartość zmówienia - według zasad, określonych w Prawie zamówień publicznych, proponowany tryb postępowania wraz z jego uzasadnieniem.

2. Podejmowane czynności przygotowawcze podlegają sprawdzeniu przez:

a).Skarbnika Gminy – w zakresie zgodności z planem finansowym,

b) pracownika ds. zamówień publicznych – w zakresie prawidłowości zastosowania procedur.

3. Wzór wniosku stanowi załącznik Nr 3  do niniejszego zarządzenia.

§10. Celem wdrożenia procedur Prawa zamówień publicznych przekazuje się pracownikowi ds. zamówień publicznych najpóźniej w dniu ustalonym w harmonogramie wydatków:

1)     wniosek zatwierdzony przez Burmistrza

2)     opis przedmiotu zamówienia bądź poszczególnych jego części,

§11. Zamówienia publiczne powyżej 6.000 EURO rejestrowane są przez pracowników ds. zamówień publicznych w rejestrze zamówień publicznych według wzoru określonego w załączniku Nr 4 do niniejszego zarządzenia, zgodnie z klasyfikacją jednolitego rzeczowego wykazu akt.

IV Postanowienia końcowe

§ 12. Nadzór nad stosowaniem zarządzenia realizuje Skarbnik Gminy.

§ 13. Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom Urzędu, dyrektorom i kierownikom jednostek organizacyjnych gminy.

§ 14. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 3 stycznia 2005r.